بدأ نصب الخيام يومين قبل انطلاق المهرجان، حيث كلفت لجنة بالعملية، فنصبت الخيم في ثلاث اتجاهات متقابلة على شكل ثلاث أضلاع مستطيل، فيما تم تركيب منصة عملاقة في الضلع الرابع. وظلت اللجنة خلال هذه الفترة في سباق مع الزمن، من أجل تجهيز الخيم والمنصة بالتجهيزات الضرورية، التي تتماشى ومستوى الحدث. على بعد أمتار من المخيم الأول، نصب مخيم آخر يضم مطعما لإعداد الوجبات الغذائية للضيوف طيلة أيام المهرجان، فيما خصص جناح منه للوسائل اللوجستية الخاصة بالمشروبات، وغيرها من المواد التي تخدم الزوار طيلة فترة تواجدهم في التظاهرة.
حضور الفاعلين والوجهاء من أحفاد الشيخ سيد أحمد اركيبي
بدأ الوجهاء والأعيان والفاعلون من أحفاد الشيخ سيد أحمد اركيبي يتوافدون على مدينة ازويرات، قبل ثلاثة أيام من التظاهرة لوضع اللمسات الأخيرة على برنامجها، فبدأوا سلسلة من الإجتماعات التخضيرية من أجل إخراجها كتظاهرة وطنية تليق بمستوى الحدث.
المؤازرة المحلية
كلف قطاع الدرك الوطني بتأمين منطقة التظاهرة المسماة "اظليعت النعجه"، الواقعة على بعد 8 كليومترات جنوب نقطة التفتيش الخاصة بالدرك على طريق كلب الغين، طلية فترة الترتيب للمهرجان وعلى طول أيامه، خلال الأيام التي سبقت التظاهرة استقبل المنظمون بعض النوق من شخصيات وازنة، لها علاقة قربى ومصاهرة مع المنظمين، فيما بدأت لجنة التنظيم استقبال المجموعات القاطنة في مدينة ازويرات من مجموعات محلية وأخرى مناطقية، الواحدة تلو الأخرى، كل واحدة حاملة معها ما تيسر من رؤوس من الإبل، دعما للتظاهرة ومباركة لها، في حين جند بعض المدونين ومنصات التواصل الإجتماعي أنفسهم لنقل وقائع تسلم الإبل، لحظة بلحظة، جعلت سكان المدينة والمناطق الداخلية يعيشون ما يجري في المنطقة المخصصة للتظاهرة على مدار الساعة.
الفاجعة الأليمة
قبل ساعتين من إنطلاق التظاهرة، وفي وقت بدأ فيه المنظمون في استقبال الوفود القادمة من ازويرات لحضور التظاهرة، وصل الخبر المزلزل الناعي لثلاث ضحايا حادث وقع بين نقطة الدرك ومقر المهرجان .
كيف تصرف المنظمون وأي الخيارات المتاحة تم اعتمادها فور وصول الخبر
انطلقت مجموعة من المنظمين إلى موقع الحادث، من أجل القيام بالترتيبات المناسبة، فيما كانت المجموعة المتبقية أمام خيارين رئيسيين : - الأول : يتمثل في إلغاء التظاهرة بشكل كامل وتجاهل الوفود القادمة من الوطن وتلك القادمة من ازويرات بمن فيهم الباحثون والشعراء والمحاضرون - والثاني : مواصلة التظاهرة مع تغييب أي مظهر احتفالي كالأدوار المسيقية والوصلات الغنائية مع الإبقاء على الكلمات الرسمية والمحاضرات التارخية. ويبدو أن المنظمين اعتمدوا الخيار الثاني مع تقليص فترة المهرجان من يومين إلى يوم واحد حدادا على ضحايا الحادث.
مسار المهرجان
استقبلت الوفود في الخيم المقابلة للمنصة، وخصص الصف الأول للوفد الرسمي من سلطات ومنتخبين وقادة أجهزة أمنية، فضلا عن الوجهاء والأعيان من أحفاد الشيخ سيد أحمد اركيبي والأطر، فيما غصت الخيم الواقعة في الناحية اليمنى من المنصة بالنساء، وخصصت تلك الواقعة على اليسار للرجال. ثم تتالت الكلمات الرسمية فاقتصرت على كلمة الوالي المساعد وعمدة بلدية ازويرات، بينما ألقيت كلمتان ترحيبيتان، إحداهما باسم أحفاد الشيخ مع السيد عمي ولد أيده ولد الخليل والأخرى باسم الهيئة المنظمة للتظاهرة وهي منظمة الشيخ سيد أحمد اركيبي لإحياء التراث ألقاها رئيس المنظمة محمد صالح ولد عبد المجيد، قبل عرض فلم مصور عن حياة الشيخ. واختتم الحفل بمحاضرات ذات صلة بحياته ومساره.